成功案例 - 江阴XX人才培训信息管理系统(需求分析说明书)

  • 随着经济发展日益加快,企业人才培养的数据信息日趋庞杂,建立成熟的“江阴XX人才培训信息管理系统”(Training Information Management System,以下简称TIMS)很有必要。   
  • 可以用五步法来定制开发TIMS的整体流程,即项目立项、需求分析、监督开发、软件测试、系统试运行(项目验收)。其中,做好需求分析是成功建设TIMS的关键。 整体需求分析 诊断人才培训职能 在建立TIMS前,要对企业人才培训管理现状进行分析,结合企业发展对人才培训职能的要求,提出TIMS 建构需求。通过这样的整体需求分析,确保TIMS建设的有效性和前瞻性。 分析人才培训管理现状 TIMS是实现人才培训管理信息化的手段,必须基于人才培训管理职能进行建设。在这个阶段,需要通过一套有效的体系或逻辑,对企业的人才培训管理职能进行诊断。一般企业人才培训管理职能包含人才培训运营管理与人才培训资源管理两大方面内容。 结合企业人才培训管理各项职能的实际运作情况,梳理各项人才培训管理职能的重要意义在于:
  • 一、梳理出目前运作成熟稳定的职能。作为TIMS设计的主要输入,该部分内容要确保TIMS建设的有效性,如具备长期稳定的标准化操作流程。
  • 二、梳理出目前所具备的人才培训管理职能,并明确需要但目前缺失的职能。在建设TIMS时一并规划,留出相应接口,为将来信息系统的升级做好准备,确保TIMS建设的前瞻性。 分析组织机构 在考虑构建TIMS时,除了梳理人才培训管理职能外,还需要对企业人才培训管理职能与人力资源其它职能的关系进行梳理,确保建立的TIMS与本企业人力资源管理系统有效对接,避免功能的重复设置及数据的多位置存储。主要考虑的内容如下: 确定人力资源其它职能或企业其它部门职能中有哪些要为人才培训职能提供输入。例如人员信息、职位设置情况、任职资格、现有胜任力模型或岗位知识技能标准等。 确定人才培训管理职能的哪些输出内容可以为人力资源其它职能或企业其它部门职能管理提供输入。例如学员考试成绩、学员学习积分是否为职位管理系统提供输出,人才培训资料归档是否为公司知识管理/档案管理提供输入等。 同样,在分析组织机构、梳理人才培训职能与其它职能关联性的过程中,你或许会发现一些关联是企业管理需要但尚未建立的。对此,需要在系统开发外的人才培训管理体系建设层面建立相应制度,落实相应举措。同时,在系统开发方面,要制定规划,完善系统开发需求,具体表现就是预留相应的接口或功能模块,确保系统建设具备前瞻性。 业务流程分析明确线上操作程序 确定整体需求后,就初步明确了哪些人才培训管理职能需要在TIMS上进行开发。但具体开发哪些线上操作程序,还需要进行进一步的业务流程分析。此时需要对具体人才培训职能的系统开发需求进行分析。 例如,针对人才培训课程组织实施流程所进行的业务流程分析,就是要明确哪些步骤是需要在系统上进行功能开发的,哪些是需要在线下完成的。 评判一项管理职能是否要在系统上进行功能开发的最主要标准是:
  • 1.在系统上进行操作是否能降低现有人工工作量,提高效率,节约一定的人力成本。
  • 2.该项职能的执行频次如何,日后使用过程中所节约的成本是否能与开发成本相匹配。
  • 管理需求分析 评价系统功能 完成业务流程分析后,明确了哪些人才培训管理工作流程将实现电子化线上操作。那么,这些流程运转结果如何评价?流程运转中产生的数据以及最终的结果数据对于人才培训管理运营将提供怎样的价值?而管理需求分析就是从 TIMS系统应该具备的三个基本功能入手。 辅助数据收集功能 这个过程要考虑的是,在流程运转的过程中哪些数据是要最后保留下来的,这也为报表功能开发奠定基础。 例如对于课程库的管理,需要在系统上设计一套课程进入、退出、内容更新的线上操作流程。在这套线上操作流程中,需要考虑把哪些数据保留下来,作为对课程库管理的效果评价。 报表功能 系统具备数据辅助收集功能之后,就可以考虑设计报表功能了。这里的报表功能主要包含两个层面:第一层面,就是从最底层提取原始未经加工的数据;第二个层面就是对这些原始数据按照一定规则进行统计。 人才培训运营分析功能 人才培训运营分析功能,就是通过数据分析,对人才培训运营情况提供有价值的输入。最简单的运营分析,是对不同周期内的人才培训数据进行比较分析,通过报表或图表的形式进行呈现。 用户分析 降低系统复杂度 在业务流程分析的过程中,通过对分角色、分步骤流程分析,已经进行了初步的用户分析。之所以要特别强调用户分析这个环节,主要是为了避免用户设置过于复杂的情况,确保降低系统的复杂程度。换言之,在人才培训管理职能中,不同的职能可能会出现不同的角色,这些角色带有不同的职能权限,必须把这些角色落实到具体的职位上, 同时把这些权限尽量集中化配置。例如负责课程体系管理的人提出课程体系管理需求,要求设置新的用户角色“课程管理员”,当出现这种情况时,作为人才培训信息系统整体规划的负责人,需要进一步追问:这个功能权限是否可以为现在已有的某个角色进行授权?这种追问将有助于降低系统的复杂程度。